Informativa per il trattamento di dati personali per Whistleblowing
Ogni ente pubblico o privato, tenuto ad organizzare un canale di Whistleblowing, deve fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali ai possibili interessati e cioè ai segnalanti, segnalati, persone interessate dalla segnalazione e facilitatori.
Le segnalazioni costituiscono intrinsecamente un trattamento dei dati, pertanto, in base al D. Lgs. 24/2023 per la disciplina del Whistleblowing e le tutele riconosciute ai segnalanti ed al Regolamento Ue n. 679/2016 in materia di protezione dei dati personali, la informiamo che:
Il Titolare del trattamento è Fondazione Flaminia, con sede in Via Baccarini 27 - Ravenna (RA) - telefono 0544 34345 - e-mail segreteria@fondazioneflaminia.it
Finalità del trattamento e base giuridica
Trattiamo i dati sulla base di obblighi legali, al fine di dare attuazione agli obblighi connessi alla normativa in materia di whistleblowing, per dare seguito alle segnalazioni in tutte le sue fasi, in particolari per i trattamenti che attengono alle operazioni connesse alla rilevazione dell’identità del segnalante, alla loro conservazione ai fini di gestione della segnalazione stessa ed all’eventuale comunicazione all’autorità giudiziaria.
Quando il trattamento è basato su un obbligo legale, il conferimento dei dati è da considerarsi necessario: in caso di rifiuto a conferire i dati ne potrà derivare l’impossibilità di gestire le segnalazioni e le operazioni ad essa connesse, oltre che l’impossibilità di effettuare operazioni che presuppongono la comunicazione dei dati a soggetti funzionalmente collegati all’esecuzione delle stesse.
Modalità del trattamento
Il trattamento sarà effettuato utilizzando strumenti e supporti cartacei, informatici e telematici nel rispetto delle disposizioni di legge, delle linee guida ANAC, di regolamento e di policy aziendale atte a garantire la sicurezza, la riservatezza, la disponibilità e l’integrità, nonché l'esattezza, l'aggiornamento e la pertinenza dei dati relativi alle segnalazioni. Il trattamento avverrà nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza.
I dati saranno trattati da personale interno specificamente autorizzato e formato, e nel caso in cui venga utilizzato un soggetto esterno per la gestione delle segnalazioni, il soggetto in questione sarà nominato Responsabile del trattamento tramite regolare contratto come previsto dal D. Lgs. 24/2023 e dall’art. 28 del Regolamento UE n. 679/2016.
Destinatari e protezione dei dati
Per garantire una adeguata protezione dei dati saranno utilizzate adeguate misure di sicurezza, comprensive anche della crittografia, all’intero contenuto della segnalazione e, in special modo, all’identità del segnalante e delle altre persone coinvolte.
Le segnalazioni, e quindi i dati personali, sono gestite esclusivamente dall’organo deputato al suo trattamento, sia esso interno od esterno.
Tempo di conservazione delle segnalazioni
Le segnalazioni verranno conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione stessa e comunque non oltre il termine di 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito della procedura di segnalazione.
Diritti dell’interessato
In relazione ai predetti trattamenti ed ai relativi dati presenti nelle segnalazioni, i soggetti interessati possono esercitare il proprio diritto di difesa laddove richiesto e si possono avvalere dei propri diritti per il trattamento dei dati (artt. dal 15 al 22 del Regolamento Ue n. 679/2016)
Diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo
Al fine di esercitare i diritti di cui ai precedenti punti Lei potrà rivolgersi direttamente al responsabile del trattamento (soggetto/i nominato/i per la gestione delle segnalazioni) il quale dovrà dare riscontro scritto entro 30 giorni - 90 giorni nei casi di particolare complessità, inviando una e-mail all’indirizzo segreteria@fondazioneflaminia.it
In caso di mancata risposta, o di risposta inadeguata, Lei potrà rivolgersi all'autorità amministrativa (Garante) o giudiziaria per la tutela dei suoi diritti. L'esercizio dei diritti è di regola gratuito salvo la facoltà di richiedere un contributo all'interessato nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive o ripetitive
Ai sensi dell’art. 13, paragrafo 2, lett. d) Lei è informato del diritto di proporre reclamo presso l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali qualora riscontrasse una violazione dei Suoi diritti di interessato o per questioni relative al trattamento dei suoi dati personali.